Projectplace – Manage deine Projekte online

Heute möchten wir euch ein umfangreiches Online-Tool vorstellen, mit dem ihr eure Projekte simpel verwalten könnt. Interessant wird das unter anderem, wenn man bei einem Projekt mit mehreren Freelancern oder Mitarbeitern zusammenarbeitet, die alle von unterschiedlichen Orten aus arbeiten.  Mit Projectplace kann man die Koordination von Projekten bei dezentraler Arbeitsteilung meistern. Wir haben uns das Tool mal genauer angesehen…

Warum überhaupt Projektmanagement in der Cloud nutzen?

Eine webbasierte Lösung für das Projektmanagement hat viele Vorteile und wird gerne von Unternehmen genutzt, die häufig mit Freelancern zusammenarbeiten oder deren Mitarbeiter nicht an einem Ort arbeiten.  Zunächst braucht man keine zusätzliche Hardware, muss nicht installieren, updaten und verwalten. Außerdem können die Projektmitglieder von überall auf das Projekt zugreifen.

Projectplace: Die Vorteile vorab

Drei große Vorteile bietet die webbasierte Lösung von Projektplace:

• Sie brauchen weder Hardware noch Software
• Sie können einfach und schnell loslegen
• Sie bezahlen nur, was genutzt wird

Wozu eine Projektverwaltung?
Das lässt sich am besten anhand eines Beispieles erklären. Eine Webdesignagentur hat den Auftrag bekommen ein umfangreiches Projekt zu realisieren. Dafür müssen Programmierer, Designer und Redakteure Hand in Hand arbeiten. Dokumente müssen erstellt und geändert werden, Teambesprechungen müssen abgehalten werden und jeder muss auf dem aktuellen Stand der Dinge sein. Es könnte also ein heilloses Durcheinander geben, wenn man ein Projekt nicht zentral verwalten kann. Entweder muss man dafür einen Mitarbeiter abstellen oder man nutzt eine Projektmanagement Lösung, wie sie zum Beisiel Projectplace webbasiert anbietet.

Vorteile einer Projektmanagementlösung
Projectplace ist nicht nur eine Plattform, auf der die aktuellen Informationen zu dem Projekt zusammengetragen werden, sondern hier werden die Daten zentral gespeichert und jeder kann sich die neusten Daten ansehen. Dabei sieht man, wer gerade welches Dokument bearbeitet und erkennt im Planer, welche Aufgaben noch erledigt werden müssen bzw. welche Aufgaben man zugeteilt bekommen hat. Die Möglichkeiten die Projectplace an dieser Stelle bietet, sind sehr umfangreich.

Projektmanagement
Die webbasierte Lösung ermöglicht es verschiedenste Projekte zu verwalten, egal ob groß, klein, privat oder geschäftlich. Neue Projekte können mit einer festgelegten Struktur angelegt werden.

Projektübersicht
Man hat stets den perfekten Überblick, was gerade bei den einzelnen Projekten passiert. Über das Tool „Diskussionen“ können die Projektteilnehmer miteinander kommunizieren. Bilder, Beiträge und Links können kommentiert werden. Der Clou dabei ist, dass man das Tool intuitiv bedienen kann (erinnert stark an Facebook).

Projektplanung
Jedem erfolgreichen Projekt geht eine fundierte Planung voraus. Mit Projectplace kann man einfach und schnell einen Projektplan erstellen und visualisieren. Mit Hilfe des Tools „Aufgaben“ sieht man auf einem Blick den Status, die Verantwortlichkeiten und Deadlines des Projekts.

Dokumentenmanagement
Unter der Funktion Dokumente können Dateien jeder Art gemeinsam genutzt werden. Änderungen sieht man sofort anhand der Versionierung und des Dokumentenverlaufes. Hier kann man bestimmen, wer Zugriff auf welche Dokumente erhält und Informationen einsehen darf. Alle Dokumente sind an einer Stelle übersichtlich geordnet und nachvollziehbar angelegt.

Sicherheit
Wenn Daten online weitergeleitet und verwaltet werden, ist Sicherheit natürlich oberstes Gebot. Deshalb werden die Daten bei Projecplace mit der aktuellen Technik gesichert und verschlüsselt.

Meetings
Wichtig bei einem umfangreichen Projekt sind regelmäßige Meetings um Fragen zu klären und die Mitarbeiter über neue Entwicklungen zu unterrichten. Projectplace bietet dafür eine eigene Plattform. Mit Hilfe von Netviewer kann man seinen Bildschirm mit bis zu 100 Teilnehmern teilen und über VoIP diskutieren. Einladungen zu temporären Sitzungen kann man über Email oder Skype verschicken.

Fehlersuche
Fehler passieren, das lässt sich nur schwer verhindern. Wichtig ist dann natürlich, dass man die Fehlerquelle schnell ausfindig machen und das Problem beheben kann. Unter dem Punkt „Offene Punkte“ kann man alle Arbeitsaufgaben, Änderungsvorschläge und Fehlerberichte des Projekte speichern und nachvollziehen.

Teilnehmer
In dem Menü Personen kann man bestimmten Teilnehmern Gruppen zuweisen und die Aufgaben sowie Zugriffsrechte vergeben. Ebenso können hier Emails oder kostenlose SMS an projektinterne oder -exteren Kontakte gesendet werden. Ebenso kann man hier eine externe Projektseite einrichten, damit zum Beispiel der Auftraggeber auch den Fortschritt des Projektes nachvollziehen kann.

Organisation
Meist gibt es nicht nur ein Projekt zu verwalten. Unter „Archivieren“ kann man alle Projekte mitsamt Ihrer Inhalte und des Dokumentenverlaufs sichern. Damit erhält man einen Überblick über alle Ressourcen und Projekte im Unternehmen.

Automatische Benachrichtigung
Es können tägliche oder wöchentliche Berichte zu den Projekten angefordert werden oder Meldungen, sobald irgend etwas Neues in dem Projekt passiert. Damit ist man immer auf den Laufenden, ohne ständig Projectplace öffnen zu müssen.

Selbst diese Übersicht kann noch nicht alle Möglichkeiten von Projectplace wiedergeben. Dafür wäre ein Buch von Nöten. Dennoch bleibt Projectplace übersichtlich und stellt mit seinen vielen Verwaltungsfunktionen eine gute Plattform, um die Projekte im Unternehmen zu managen. Sollte es doch notwendig sein, bietet Projectplace kostenlosen Support und Jump-Start-Schulungen an.

Fazit:
Projectplace ist die optimale Lösung für Unternehmen mit einer dezentralen Arbeitsteilung. Denn von überall kann man auf die Projektdaten zugreifen und sich über den Fortschritt des Projektes erkundigen. Grundvoraussetzung dafür ist nur ein Rechner mit Internetanschluss. Etwas schade ist nur, dass es die mobile App nur für das iPhone gibt. Eine Version für Android wäre noch wünschenswert. Wer sich selbst ein Bild von Projectplace machen will, kann hier einen kostenlosen Trial-Zugang für 30 Tage anfordern. Weitere Informationen findet man zusätzlich in einen Video auf auf YouTube und auf dem Projectplace-Profil auf Facebook
Dies ist eine von Hallimash vermittelte Kampagne